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Gestionar las ausencias del personal
Rol necesario: Jefatura de Estudios, Jefatura de Estudios Adjunta o Dirección
Índice
- Quién aprueba cada área
- Aprobar o rechazar
- Ajustar el cómputo de una ausencia
- Aprobación de Dirección
- Informe por empleado
- Informe mensual
Quién aprueba cada área
| Área | Aprueba |
|---|---|
| VET | Jefatura de Estudios Adjunta de FP |
| ESO / BTX | Jefatura de Estudios |
| ASP | Secretaría |
El aprobador de cada persona es el responsable de su departamento de nivel superior. Se define en el formulario del departamento, campo Responsable de área, y se actualiza solo si cambia el cargo.
Nadie aprueba su propia ausencia: la de un responsable de área la resuelve Dirección.
Aprobar o rechazar
Asistencia del personal > Ausencias > Administración > Ausencias.
Ahí tienes las solicitudes de tu área. Cada ausencia necesita dos aprobaciones, la tuya y la de Dirección, en cualquier orden, y el listado tiene una columna para cada una:
| Columna | Muestra |
|---|---|
| Estado | En qué punto está la solicitud entre las dos aprobaciones |
| Estado Jefatura | Tu decisión: Pendiente, Aprobado o Rechazado |
| Estado Dirección | La de Dirección: Pendiente, Falta documento, Hecho o Rechazado |
Para decidir, usa los dos iconos junto a Estado Jefatura: el pulgar aprueba y la cruz rechaza. También puedes abrir la solicitud y usar Aprobar o Rechazar arriba: una vez decidido, vuelves al listado.
La ausencia tiene efecto (calendario de ausencias, saldo de horas, cuadrante de guardias) en cuanto la apruebas, aunque Dirección no la haya revisado.
Tú ves el motivo escrito y el justificante; el resto del personal, no.
Rechazar es definitivo. Una vez rechazas una solicitud, ni tú ni la persona podéis devolverla a Pendiente: para concederla finalmente, la persona tiene que hacer una nueva. Como el botón Rechazar está al lado de Aprobar, y en el listado es solo una cruz a su lado, siempre pide confirmación antes - lee el mensaje antes de aceptarlo.
Puedes adjuntar un justificante a cualquier solicitud, de cualquier tipo y en cualquier momento: un certificado entregado cuando la ausencia ya estaba aprobada se adjunta a esa misma solicitud, y eso es lo que resuelve un Falta documento.
Ajustar el cómputo de una ausencia
Dos campos del formulario, que puedes cambiar en cualquier momento:
| Campo | Qué hace | Viene marcado en |
|---|---|---|
| Suma las horas al informe mensual | Hace que las horas entren en el recuento mensual | Todos los tipos excepto Baja laboral |
| Se tramita por ATRI | Marca que el permiso se gestiona en el portal de la Generalitat | Solo el tipo ATRI |
También puedes cambiar el tipo de ausencia después de haberla aprobado. Hazlo cuando la persona haya elegido uno que no corresponde.
Si la ausencia es de día entero o de unas horas concretas lo controla la casilla ¿Día entero?, que también puedes corregir: marcada cuenta 7,5 horas por día laborable, sin marcar cuenta las horas indicadas.
Aprobación de Dirección
Solo Dirección. Dirección revisa el justificante de cada ausencia y, en las ausencias de ATRI, comprueba que la solicitud se ha tramitado de verdad en el portal de la Generalitat.
Asistencia del personal > Ausencias > Administración > Ausencias se abre con Esperándome: todas las ausencias que todavía no has aprobado, las haya aprobado o no su jefe, y las ausencias de los propios jefes de área, que apruebas tú como su jefe.
Revísalas desde el listado con los iconos junto a Estado Dirección, o abre una y usa los botones de arriba, que te devuelven al listado al terminar:
| Icono | Botón | El Estado Dirección pasa a |
|---|---|---|
| Casilla marcada | Dirección: hecho | Hecho |
| Hoja | Falta documento | Falta documento |
| Flecha atrás | Dirección: pendiente | Pendiente |
| Cruz | Rechazar | Rechazado. Rechaza toda la solicitud, pide confirmación antes y es definitivo |
Puedes revisar una solicitud antes de que decida su jefe. El Aprobar/Rechazar del Estado Jefatura solo lo tienes en las ausencias de los jefes de área.
Cuando un jefe aprueba una ausencia, recibes su resumen como seguidor.
El Estado combina las dos aprobaciones:
| Estado | Significa |
|---|---|
| Pendiente | Todavía no la ha aprobado nadie |
| Pendiente Jefatura | Dirección sí, el jefe todavía no |
| Pendiente Dirección | El jefe sí, Dirección todavía no |
| Pendiente Documento | El jefe sí, y Dirección espera el justificante |
| Aprobado | Los dos |
| Rechazado | Uno de los dos la ha rechazado |
| Cancelado | La persona la ha retirado |
El panel de búsqueda de la izquierda filtra por Estado.
Informe por empleado
Ausencias > Informes > por empleado.
Sale agrupado por persona y filtrado por el curso actual, del 1 de septiembre al 31 de agosto.
La columna Horas por salud suma las horas del tipo Salud de cada persona. El límite es de 15 horas por curso. Superarlo no bloquea nada: la persona recibe un aviso y la solicitud se tramita igual, pero te queda visible aquí.
Informe mensual
Ausencias > Informes > Totales por mes.
Agrupado por mes, con la suma de horas y el número de ausencias de cada mes. Entran solo las ausencias con Suma las horas al informe mensual marcado, y quedan fuera las rechazadas y las canceladas.
Para cambiar el periodo, quita el filtro Curso actual y elige el que necesites.