EMS
| Català | Castellano | English |
Autoritzacions: crear-les, enviar-les i fer-ne el seguiment
Aquesta guia explica com crear formularis d’autorització, enviar-los a l’alumnat durant el curs i fer el seguiment de les respostes.
Contingut
- Crear un formulari d’autorització
- Enviar autoritzacions a l’alumnat
- Què rep la família
- Seguiment de les respostes
- Respondre en nom d’una família
Crear un formulari d’autorització
Aneu a Gestió acadèmica > Autoritzacions > Configuració > Formularis d’autorització i feu clic a Nou.
Ompliu:
- Títol: el nom que veuran l’alumne i la família, per exemple Visita al museu (novembre).
- S’aplica a la matrícula: activeu-la per a un formulari que forma part del procés de matrícula. S’afegeix automàticament a les matrícules obertes que coincideixen amb els seus nivells i estudis.
- Es pot enviar durant el curs: activeu-la per a un formulari que vulgueu enviar a mà a l’alumnat durant el curs.
- Un formulari pot tenir totes dues opcions activades. N’ha de tenir com a mínim una.
- Obligatori respondre: activeu-la si l’alumne l’ha de respondre.
- Només acceptació: activeu-la si la família només el pot acceptar, sense opció de rebutjar-lo.
- URL de descàrrega de plantilla: un enllaç a la versió en paper, si n’hi ha.
- Tipus d’autorització: trieu el tipus que correspongui (drets d’imatge, sortides escolars, dades de salut o compartir amb la família) perquè la resposta actualitzi aquest indicador a la fitxa de l’alumne. Per a la resta, deixeu Altre / General.
- Aplica als nivells / Aplica als estudis: deixeu-los buits si el formulari afecta tot l’alumnat. Si els ompliu, el formulari només arriba a l’alumnat d’aquells nivells i estudis, tant quan s’afegeix a les matrícules com quan s’envia durant el curs.
A la pestanya Text legal, escriviu el text que llegirà la família abans de respondre. Podeu utilitzar , i ``; cadascun se substitueix per les dades de l’alumne.
A la pestanya Camps de dades, afegiu les dades addicionals que necessiteu en acceptar (per exemple, Telèfon d’emergència). Activeu Obligatori en acceptar per a les que no es poden deixar en blanc.
Feu clic a Desar.
Enviar autoritzacions a l’alumnat
Aneu a Gestió acadèmica > Autoritzacions > Enviar autoritzacions. També podeu obrir l’assistent des de:
- la llista d’alumnes: seleccioneu els alumnes, obriu el menú de l’engranatge ⚙ i trieu Enviar autoritzacions;
- la fitxa d’un sol alumne: el mateix menú de l’engranatge ⚙;
- el formulari de l’autorització: el botó Enviar a l’alumnat.
Ompliu:
- Autoritzacions a enviar: un o més formularis que es poden enviar durant el curs. Tots van al mateix correu.
- Any acadèmic: el curs al qual pertanyen les autoritzacions.
- Enviar a:
- Alumnes seleccionats: els alumnes que afegiu a la llista de sota.
- Grups / estudis / nivells: tot l’alumnat matriculat aquest curs als grups, estudis o nivells que trieu. Cal triar-ne com a mínim un. Només s’ofereixen els grups, estudis i nivells de l’àmbit dels formularis.
- Enviar correu de notificació: deixeu-lo activat per avisar per correu. Desactiveu-lo perquè les autoritzacions apareguin al portal sense enviar cap correu.
Cada alumne només rep els formularis que s’apliquen als seus nivells i estudis.
Destinataris (previsualització) mostra qui rebrà les autoritzacions i a quina adreça. Reviseu la columna Nota abans d’enviar:
- Ja sol·licitada: l’alumne ja té aquell formulari aquest curs. Se salta.
- Fora de l’àmbit d’aquestes autoritzacions: cap dels formularis s’aplica a aquest alumne. Se salta.
- No s’ha trobat contacte familiar o Destinatari sense correu electrònic: l’autorització es crea, però no es pot enviar cap correu.
Feu clic a Enviar. Un resum indica quantes autoritzacions s’han enviat, quants correus s’han encuat i quants alumnes s’han saltat.
Podeu tornar a enviar el mateix formulari més endavant: a qui ja el té no se li torna a demanar, i una resposta ja donada no es reinicia mai.
Què rep la família
Un correu per alumne, amb la llista de totes les autoritzacions enviades en aquell enviament i un enllaç al portal. L’alumnat major d’edat el rep directament; si l’alumne és menor de 18 anys, el reben els contactes familiars.
L’alumne i la família responen des de Matrícula i autoritzacions al portal.
Seguiment de les respostes
Aneu a Gestió acadèmica > Autoritzacions > Seguiment. La llista s’obre amb el curs acadèmic actual.
- Filtreu per Pendent, Acceptat o Rebutjat, i per Enviada durant el curs o D’una matrícula.
- Agrupeu per autorització, alumne, curs acadèmic o estat.
- Cerqueu per grup per veure una classe cada vegada.
- La columna Document conté el certificat de resposta, generat quan la família respon des del portal. Feu-hi clic per descarregar el PDF amb el text legal, les dades aportades, la data i qui ha respost.
Respondre en nom d’una família
Quan una família lliura el formulari signat en paper, obriu l’autorització des de Seguiment, indiqueu l’Estat i adjunteu el document escanejat al camp Document. L’estat no es pot canviar sense adjuntar-lo.