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Autorizaciones: crearlas, enviarlas y hacer el seguimiento
Esta guía explica cómo crear formularios de autorización, enviarlos al alumnado durante el curso y hacer el seguimiento de las respuestas.
Contenido
- Crear un formulario de autorización
- Enviar autorizaciones al alumnado
- Qué recibe la familia
- Seguimiento de las respuestas
- Responder en nombre de una familia
Crear un formulario de autorización
Id a Gestión académica > Autorizaciones > Configuración > Formularios de autorización y haced clic en Nuevo.
Rellenad:
- Título: el nombre que verán el alumno y la familia, por ejemplo Visita al museo (noviembre).
- Se aplica a la matrícula: activadla para un formulario que forma parte del proceso de matrícula. Se añade automáticamente a las matrículas abiertas que coinciden con sus niveles y estudios.
- Se puede enviar durante el curso: activadla para un formulario que queráis enviar a mano al alumnado durante el curso.
- Un formulario puede tener las dos opciones activadas. Necesita al menos una.
- Obligatorio responder: activadla si el alumno debe responderlo.
- Solo aceptación: activadla si la familia solo puede aceptarlo, sin opción de rechazarlo.
- URL de descarga de plantilla: un enlace a la versión en papel, si la hay.
- Tipo de autorización: elegid el tipo que corresponda (derechos de imagen, salidas escolares, datos de salud o compartir con la familia) para que la respuesta actualice ese indicador en la ficha del alumno. Para lo demás, dejad Otro / General.
- Aplica a los niveles / Aplica a los estudios: dejadlos vacíos si el formulario afecta a todo el alumnado. Si los rellenáis, el formulario solo llega al alumnado de esos niveles y estudios, tanto cuando se añade a las matrículas como cuando se envía durante el curso.
En la pestaña Texto legal, escribid el texto que leerá la familia antes de responder. Podéis usar , y ``; cada uno se sustituye por los datos del alumno.
En la pestaña Campos de datos, añadid los datos adicionales que necesitéis al aceptar (por ejemplo, Teléfono de emergencia). Activad Obligatorio al aceptar en los que no pueden dejarse en blanco.
Haced clic en Guardar.
Enviar autorizaciones al alumnado
Id a Gestión académica > Autorizaciones > Enviar autorizaciones. También podéis abrir el asistente desde:
- la lista de alumnos: seleccionad los alumnos, abrid el menú del engranaje ⚙ y elegid Enviar autorizaciones;
- la ficha de un solo alumno: el mismo menú del engranaje ⚙;
- el formulario de la autorización: el botón Enviar al alumnado.
Rellenad:
- Autorizaciones a enviar: uno o más formularios que se pueden enviar durante el curso. Todos van en el mismo correo.
- Año académico: el curso al que pertenecen las autorizaciones.
- Enviar a:
- Alumnos seleccionados: los alumnos que añadáis en la lista de abajo.
- Grupos / estudios / niveles: todo el alumnado matriculado este curso en los grupos, estudios o niveles que elijáis. Hay que elegir al menos uno. Solo se ofrecen los grupos, estudios y niveles del ámbito de los formularios.
- Enviar correo de notificación: dejadlo activado para avisar por correo. Desactivadlo para que las autorizaciones aparezcan en el portal sin enviar ningún correo.
Cada alumno solo recibe los formularios que se aplican a sus niveles y estudios.
Destinatarios (vista previa) muestra quién recibirá las autorizaciones y en qué dirección. Revisad la columna Nota antes de enviar:
- Ya solicitada: el alumno ya tiene ese formulario este curso. Se salta.
- Fuera del ámbito de estas autorizaciones: ninguno de los formularios se aplica a ese alumno. Se salta.
- No se encontró contacto familiar o Destinatario sin correo electrónico: la autorización se crea, pero no se puede enviar ningún correo.
Haced clic en Enviar. Un resumen indica cuántas autorizaciones se han enviado, cuántos correos se han encolado y cuántos alumnos se han saltado.
Podéis volver a enviar el mismo formulario más adelante: a quien ya lo tiene no se le vuelve a pedir, y una respuesta ya dada no se reinicia nunca.
Qué recibe la familia
Un correo por alumno, con la lista de todas las autorizaciones enviadas en ese envío y un enlace al portal. El alumnado mayor de edad lo recibe directamente; si el alumno es menor de 18 años, lo reciben los contactos familiares.
El alumno y la familia responden desde Matrícula y autorizaciones en el portal.
Seguimiento de las respuestas
Id a Gestión académica > Autorizaciones > Seguimiento. La lista se abre con el curso académico actual.
- Filtrad por Pendiente, Aceptado o Rechazado, y por Enviada durante el curso o De una matrícula.
- Agrupad por autorización, alumno, curso académico o estado.
- Buscad por grupo para ver una clase cada vez.
- La columna Documento contiene el certificado de respuesta, generado cuando la familia responde desde el portal. Haced clic para descargar el PDF con el texto legal, los datos aportados, la fecha y quién ha respondido.
Responder en nombre de una familia
Cuando una familia entrega el formulario firmado en papel, abrid la autorización desde Seguimiento, indicad el Estado y adjuntad el documento escaneado en el campo Documento. El estado no se puede cambiar sin adjuntarlo.