EMS
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Asignación de tareas: quién gestiona las tareas que crea EMS
Rol necesario: Administrador, o Administrador de Secretaría
Para qué sirve esta pantalla
Cuando un alumno o una familia hace algo desde el portal que requiere la atención del personal, EMS crea una tarea para las personas encargadas, que aparece en el icono del reloj (🕒) de la parte superior derecha de la pantalla:
- Revisar documento de alumno — un alumno sube el DNI, la tarjeta sanitaria, el IBAN o un certificado de bonificación y alguien tiene que validarlo.
- Revisar comentario de matrícula — una familia escribe un comentario en su matrícula.
Gestión académica → Configuración → Asignación de tareas es donde decidís quién recibe cada una de esas tareas.
La pantalla es accesible para el Administrador de Secretaría, además de para el Administrador: es secretaría quien gestiona estas tareas, así que también decide quién se encarga de ellas, sin tener que pedírselo a un administrador. Desde aquí solo puede modificar los tipos de tarea propios de EMS, ninguna otra parte del sistema.
La idea clave: las tareas no son permisos
Esta lista es completamente independiente de los roles y los permisos:
- Estar en la lista no otorga ningún derecho de acceso. Solo significa «esta tarea llega a tu bandeja».
- Tener el rol de Administrador no te pone en la lista. Solo recibes tareas si alguien te añade aquí.
Esto es intencionado. Antes las tareas se enviaban a todo el que estuviera en el grupo de Secretaría y, como un administrador hereda ese grupo, cada administrador recibía una tarea por cada documento que subía cualquier alumno, tuviera o no algo que ver con él. Separar las dos listas lo resuelve: los permisos dicen qué podéis hacer, y esta pantalla dice qué se os pide que hagáis.
Cambiar quién gestiona una tarea
- El menú — Entrad en Gestión académica → Configuración → Asignación de tareas.
- La lista de tareas — Una línea por cada tipo de tarea que EMS crea por su cuenta: Revisar comentario de matrícula y Revisar documento de alumno. No se pueden añadir ni eliminar líneas: son las tareas que el sistema genera, no una lista libre.
- Los usuarios asignados — Las personas que reciben esa tarea. Haced clic en la celda para añadir o quitar usuarios y guardad. Solo se puede añadir personal interno (los usuarios del portal —alumnos y familias— no).
El cambio solo afecta a las tareas nuevas. Las que ya están en la bandeja de alguien siguen ahí hasta que las resuelva o las cierre a mano.
Quitarse uno mismo como administrador: si aparecéis en estas listas y no queréis seguir recibiendo estas tareas, simplemente quitaos aquí. No perdéis nada más: vuestros permisos no se ven afectados.
Cuidado: una lista vacía significa que no se avisa a nadie
Si un tipo de tarea no tiene a nadie asignado, EMS no crea ninguna tarea: la línea se muestra en rojo y el formulario muestra un aviso.
No se pierde nada —los documentos pendientes siguen en Gestión académica → Documentos de los alumnos—, pero nadie recibe el aviso y un documento puede quedarse ahí sin que nadie se dé cuenta. Dejad siempre al menos una persona en cada tipo de tarea.
Sobre los correos
Quien gestiona una tarea la recibe como tarea, no como correo. El icono del reloj es el aviso: esto es deliberado, para que la oficina no se inunde de correos cada vez que una compañera aprueba un documento.
El alumno sí recibe un correo cuando le aprueban o le rechazan el documento: es quien debe recibir la respuesta.