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Asistencia a reuniones con la tarjeta NFC
Confirma quién asiste a una reunión (claustro, reunión de departamento, formación) con un lector NFC en la entrada: cada persona pasa la misma tarjeta que usa para fichar.
Rol necesario: Secretaría, Jefatura de Estudios, Dirección o administración académica.
Preparar la reunión
Navega a Reuniones → Asistencia y haz clic en Nuevo.
- Escribe el nombre de la reunión (1).
- En Comienza y Duración (2) indica cuándo empieza la reunión y cuánto dura (por defecto, 2 horas). El campo Finaliza se calcula solo; también puedes escribirlo tú y la duración se ajusta.
- En Convocante (3) apareces tú. Si creas la reunión en nombre de otra persona, elígela. En Gestores añade, si hace falta, otras personas que también tengan que poder abrir el quiosco (ver «Página de reuniones»).
- En A quién se convoca (4) elige Todo el profesorado, Todo el personal, Un departamento, Un grupo de trabajo o Elegido a mano. Si eliges un departamento o un grupo de trabajo, selecciónalo.
- En Idioma del quiosco (5) elige el idioma de la pantalla de la entrada.
- Si hace falta, rellena la sala y el curso.
- Guarda. La pestaña Personas (6) se carga con las personas convocadas.
Para añadir a alguien a la lista, haz clic en Añadir una línea y elígelo. Para quitarlo, haz clic en la papelera de su fila. Si cambias A quién se convoca después de guardar, haz clic en Cargar las personas convocadas: solo se añaden las que faltan.
El día de la reunión
- Conecta el lector NFC (USB) al ordenador de la entrada.
- Abre la reunión y haz clic en Iniciar la asistencia.
- Haz clic en Abrir el quiosco. Se abre una pestaña nueva con la pantalla de la entrada.
- Pulsa F11 para ponerla a pantalla completa y déjala abierta.
- Cada persona pasa la tarjeta por el lector.
Para abrir el quiosco en otro ordenador, copia el Enlace del quiosco (1) y pégalo en el navegador: no hace falta iniciar sesión.
El quiosco solo acepta tarjetas entre las horas Comienza y Finaliza de la reunión. Antes muestra «La asistencia todavía no ha empezado» y después «La asistencia está cerrada», sin que haga falta recargar la pantalla: se activa y se cierra sola. Para alargar la reunión, aumenta la Duración o la hora de Finaliza.
Cada lectura muestra el nombre de la persona con un color:
| Color | Mensaje | Significa |
|---|---|---|
| Verde | Asistencia registrada | Convocada y registrada. |
| Azul | Ya registrado | Ya había pasado la tarjeta. |
| Naranja | Registrado, pero no está en la lista de convocados | Registrada, pero no estaba convocada. |
| Rojo | Tarjeta desconocida | La tarjeta no corresponde a ningún empleado. |
| Gris | La asistencia todavía no ha empezado / La asistencia está cerrada | Fuera del horario no se aceptan tarjetas. |
La pantalla tiene tres zonas:
- Izquierda, Personas convocadas: las que todavía no se han registrado.
- Centro: el resultado de la última lectura.
- Derecha, Asistentes: las que ya se han registrado, con la hora; la última persona, arriba del todo.
Los nombres se ajustan solos al espacio: con poca gente se ven grandes y con mucha se ven más pequeños y en varias columnas, de modo que nunca hace falta desplazarse. En las listas los nombres salen sin el último apellido (por ejemplo, «Ada Alsina» por «Ada Alsina Pla»); la tarjeta del centro muestra el nombre completo. Cuando alguien pasa la tarjeta, pasa de la izquierda a la derecha. Quien haya pasado la tarjeta sin estar convocado sale en Asistentes con el aviso «(no convocado)». Las personas marcadas como Justificado no salen en ninguna lista.
Quien tenga el enlace del quiosco ve estos nombres: no lo compartas fuera de la reunión.
Si una tarjeta no se lee o alguien no la lleva, márcalo a mano (véase «Marcar a una persona a mano»).
Mientras la reunión está abierta, el Resumen del formulario y la lista Personas muestran quién ha pasado la tarjeta (recarga la página para actualizarlos).
Página de reuniones
Los ordenadores con lector NFC que sirven para varias reuniones pueden tener siempre abierta la página de reuniones, que no pide iniciar sesión: https://ems.elpuig.xeill.net/ems/meetings (en vuestra instalación, la dirección de EMS seguida de /ems/meetings). Déjala como página de inicio del navegador, a pantalla completa (F11).
- Pasa la tarjeta por el lector. Aparecen las reuniones que puedes abrir hoy.
- Haz clic en la reunión: se abre su quiosco.
- Cuando termine, haz clic en Reuniones, arriba a la derecha del quiosco, para volver a la página de reuniones.
Aparecen las reuniones en las que se ha hecho clic en Iniciar la asistencia y que aún no han terminado, con el horario, la sala y si están En proceso o Aún no ha empezado. Si nadie elige ninguna reunión, la lista se borra a los 30 segundos.
Cada persona ve las reuniones:
- que ha convocado (campo Convocante) o de las que es Gestor;
- que han convocado las personas que tiene por debajo: un jefe de departamento o de seminario, las de su gente; el jefe de estudios o el adjunto, las de toda su área;
- la directora, todas.
Marcar a una persona a mano
En la pestaña Personas, cambia la columna Estado de la fila:
- Presente: para quien asiste pero no lleva la tarjeta.
- Justificado: para quien ha avisado de que no asistirá. Escribe el motivo en Notas.
- Pendiente: para deshacer una marca errónea.
Cerrar la reunión
- Haz clic en Cerrar la asistencia y confirma. Quien no ha pasado la tarjeta queda como Ausente; las personas Justificadas se mantienen.
- Haz clic en Imprimir para obtener el PDF con las personas presentes (con la hora), las justificadas y las ausentes.
Para corregir algo una vez cerrada, haz clic en Reabrir.
Lista de reuniones
Reuniones → Asistencia muestra las reuniones del curso actual, con el número de personas convocadas y presentes.
