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Alta de un profesor y creación de la cuenta de correo corporativo (Google Workspace)
Esta guía explica cómo dar de alta a un profesor o miembro del PAS (Personal de Administración y Servicios) y cómo se genera automáticamente su cuenta de correo corporativo de Google Workspace.
Rol requerido: Administrador o Recursos Humanos
Índice
- Acceso
- Paso 1 — Crear el registro del profesor
- Paso 2 — Rellenar los datos básicos
- Paso 3 — Rellenar el correo electrónico privado
- Qué ocurre después
- Casos especiales
Acceso
Comunidad Educativa → Profesores
Paso 1 — Crear el registro del profesor
En el menú superior, haz clic en Profesores (1) y, a continuación, en el botón Nuevo (2) para abrir el formulario de alta.
Paso 2 — Rellenar los datos básicos
En el formulario de alta:
- Escribe el Nombre del profesor/a (1).
- Rellena los datos laborales en Departamento / Puesto de trabajo (2).
- Opcionalmente, indica un Nombre de usuario de Google sugerido (3): solo la parte anterior al dominio (p. ej.
jdoe), que se muestra junto a@elpuig.xeill.net. Si se deja vacío, el sistema generará uno automáticamente a partir del nombre.
El campo Correo electrónico de trabajo se muestra en gris (no editable): es el correo corporativo que se generará automáticamente (consulta Qué ocurre después).
Paso 3 — Rellenar el correo electrónico privado
Ve a la pestaña Información privada y rellena el campo Correo electrónico privado (1). Este correo electrónico personal será donde se enviará la contraseña del nuevo correo electrónico del centro.
Importante: este campo de Correo electrónico privado es obligatorio para que se cree la cuenta de Google — el formulario no permite guardar una ficha nueva de profesor/PAS sin él. En las fichas creadas antes de esta regla puede faltar todavía: en ese caso no se crea ninguna cuenta automáticamente y queda constancia del motivo en el historial de mensajes de la ficha.
Otros datos: es importante rellenar la mayor cantidad de datos posible, como el contacto de emergencia, el teléfono personal, la matrícula del coche…
Una vez rellenados los datos, guarda la ficha (Odoo la guarda automáticamente al cambiar de página, o haz clic en la nube de guardar).
Qué ocurre después
Al guardar la ficha, si están todos los datos requeridos (nombre y correo privado), el sistema crea automáticamente la cuenta de Google Workspace en segundo plano:
- Asigna un correo corporativo
@elpuig.xeill.net(el nombre de usuario sugerido, o uno generado a partir del nombre si no hay ninguno o ya está ocupado). - Genera una contraseña temporal (que habrá que cambiar en el primer inicio de sesión).
- Crea automáticamente el usuario EMS del profesor, con el correo corporativo como nombre de usuario y el inicio de sesión con Google ya conectado: el profesor entra en el EMS con el botón de Google, no necesita ninguna contraseña separada y no se envía ningún correo de contraseña. Los profesores reciben los permisos de Profesor; el PAS recibe un usuario interno básico (sus permisos llegan con los roles/cargo).
- Envía las credenciales por correo a la dirección privada indicada en el paso 3 (el mensaje también explica cómo entrar en el EMS).
- Adjunta un PDF con las credenciales en la ficha del profesor.
El botón Crear cuenta de Google, en la parte superior de la ficha, permite forzar este proceso al instante sin esperar el procesamiento en segundo plano.
Casos especiales
- El profesor ya tenía un correo corporativo: si el campo de correo de trabajo ya contenía una dirección
@elpuig.xeill.net, el sistema la adopta tal cual y no crea una nueva. Si ese profesor todavía no tiene usuario EMS, el botón Crear cuenta de Google (que sigue visible en este caso) lo crea y lo vincula. - El profesor tiene un correo de trabajo de otro dominio: el sistema no lo sobrescribe automáticamente; se publica un aviso en el historial de mensajes de la ficha para que se revise manualmente.
- Asignación manual del correo: la casilla Asignar correo corporativo manualmente, en la ficha del profesor, permite que Recursos Humanos introduzca el correo de trabajo a mano, para casos excepcionales. Cuando está marcada, el sistema no genera ninguna cuenta automáticamente. Una vez escrita una dirección corporativa, el botón Crear cuenta de Google crea/vincula el usuario EMS correspondiente.
- Baja (archivar la ficha): además de suspender la cuenta de Google, archivar al empleado desactiva inmediatamente su usuario EMS, de modo que ya no puede iniciar sesión. Desarchivarlo restaura ambas cosas.